EVENT REGISTRATION AND INVOICING
If your participation or non-participation is subject to a fee, you may use one of our payment methods: Invoice, Credit Card, PayPal, or Sofortüberweisung. For any purpose, such as reimbursement, you may use a copy of the invoice along with your bank statement confirming the payment. Please note that for fee-based events, we use the service provider eveeno® exclusively for payment processing and registration management.
The mandatory personal data collected during event registration is used solely for the preparation, execution, and follow-up (including documentation) of the event. To organize the event efficiently, we process the following personal data: last name, first name, business email address, position, company/organization, and country. Providing this information is essential for participation and event facilitation.
Specifically, we process your data for the following purposes:
This data processing is based on Article 6(1)(b) GDPR (contract fulfillment and event execution) and Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in ensuring optimal event organization and documentation).
For some events, additional information may be required (e.g., to comply with on-site security regulations or catering preferences (e.g., dietary restrictions, vegetarian/vegan options) to ensure appropriate accommodations. This information is used exclusively for event logistics and will be deleted after the event. In such cases, this data may also be shared with relevant third parties or co-organizers. The legal basis for this processing is Article 6(1)(f) GDPR (balancing of interests, based on our legitimate interest in ensuring a smooth and secure B2B event process). If such additional information is needed, you will be informed in advance, and the data will be deleted immediately after the event.
WITHDRAWAL
Please submit a withdrawal from an event to ASCS by e-mail (events@asc-s.de) or fax (+49 711 699 659-29). We ask for your understanding that we cannot accept withdrawals by phone. The date for your withdrawal shall be the date of receipt of your written withdrawal at asc(s. The withdrawal from fee-based events is free of charge up to one week prior to the event. For a withdrawal shorter than one week prior to the event, we will charge 100% of the participant fee.
The provision of a substitute participant, who bears the incurred participant fees, is possible at any time and free of charge.
Please understand that we have to reserve the right to cancel the event in case of low number of participants or in case of absence of a lecturer, force majeure or similar causes. In case of cancellations or necessary changes of the program, we try to inform you as early as possible. If we have to cancel an event, we will refund your participant fees immediately. No further claims will be asserted against asc(s except for cases of willful intent or gross negligence.
INFORMATION REGARDING IMAGE, VIDEO AND SOUND RECORDINGS
We would like to point out that image, video and sound recordings of all aspects of the events of the ASCS will be made. These recordings may be published as part of the public relations work of the ASCS. By registering for this event you affirm that you have read this information regarding image and sound recordings and agree to the capture and use of such recordings as described above.
PRIVACY POLICY - RIGHTS OF DATA SUBJECTS
Each data subject has the right, in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR), to obtain from the controller ASCS confirmation as to whether or not personal data concerning him or her are being processed. Furthermore, you have the right to access, free of charge, the personal data stored about you as well as the right to request rectification of inaccurate data.
If you wish to exercise these rights, you may contact us at any time at privacy@asc-s.de.
For further details, please see our full privacy policy (https://www.asc-s.de/privacy-policy), which you agree to by registering.
EVENTREGISTRIERUNG UND RECHNUNGSSTELLUNG
Wenn Ihre Teilnahme bzw. Nicht-Teilnahme gebührenpflichtig ist, können Sie eine unserer Zahlungsmethoden nutzen: Rechnung, Kreditkarte, PayPal oder Sofortüberweisung. Für Zwecke wie Kostenerstattung können Sie eine Kopie der Rechnung zusammen mit Ihrem Kontoauszug als Zahlungsnachweis verwenden. Bitte beachten Sie, dass wir für gebührenpflichtige Veranstaltungen ausschließlich den Dienstleister eveeno® für die Zahlungsabwicklung und das Teilnehmermanagement einsetzen.
Die im Rahmen der Veranstaltungsregistrierung erhobenen Pflichtangaben werden ausschließlich zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung (einschließlich Dokumentation) der Veranstaltung verwendet. Um die Veranstaltung effizient zu organisieren, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: Nachname, Vorname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Position, Unternehmen/Organisation und Land. Die Angabe dieser Daten ist für die Teilnahme und Durchführung der Veranstaltung erforderlich.
Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und Veranstaltungsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer optimalen Organisation und Dokumentation der Veranstaltung).
Für bestimmte Veranstaltungen können zusätzliche Informationen erforderlich sein (z. B. zur Einhaltung von Sicherheitsvorschriften vor Ort oder für Cateringwünsche wie besondere Ernährungsbedürfnisse, vegetarische/vegane Optionen), um eine angemessene Betreuung sicherzustellen. Diese Angaben werden ausschließlich für die Veranstaltungslogistik verwendet und nach der Veranstaltung gelöscht. In solchen Fällen können die Daten auch an relevante Dritte oder Mitveranstalter weitergegeben werden. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung, basierend auf unserem berechtigten Interesse an einem reibungslosen und sicheren B2B-Veranstaltungsablauf). Wenn solche zusätzlichen Informationen benötigt werden, werden Sie im Vorfeld informiert, und die Daten werden unmittelbar nach der Veranstaltung gelöscht.
STORNIERUNG
Bitte richten Sie eine Stornierung Ihrer Teilnahme schriftlich per E-Mail an events@asc-s.de oder per Fax an +49 711 699 659-29. Wir bitten um Verständnis, dass telefonische Stornierungen nicht akzeptiert werden können. Maßgeblich für die Frist ist das Eingangsdatum Ihrer schriftlichen Stornierung bei ASCS.
Eine Stornierung gebührenpflichtiger Veranstaltungen ist bis eine Woche vor Veranstaltungsbeginn kostenfrei möglich.
Bei einer Stornierung kürzer als eine Woche vor der Veranstaltung stellen wir 100 % der Teilnahmegebühr in Rechnung.
Die Benennung einer Ersatzperson, die die Teilnahmegebühr übernimmt, ist jederzeit und kostenfrei möglich.
Bitte haben Sie Verständnis, dass wir uns das Recht vorbehalten, die Veranstaltung bei zu geringer Teilnehmerzahl oder im Falle des Ausfalls eines Referenten, höherer Gewalt oder ähnlicher Gründe abzusagen. Im Falle von Absagen oder notwendigen Programmänderungen bemühen wir uns, Sie so früh wie möglich zu informieren. Muss eine Veranstaltung abgesagt werden, erstatten wir Ihnen die Teilnahmegebühren umgehend zurück. Weitergehende Ansprüche gegen ASCS bestehen nicht, außer in Fällen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
HINWEISE ZU BILD-, VIDEO- UND TONAUFNAHMEN
Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen von Veranstaltungen des ASCS Bild-, Video- und Tonaufnahmen aller Veranstaltungsaspekte gemacht werden. Diese Aufnahmen können im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des ASCS veröffentlicht werden. Mit Ihrer Anmeldung erklären Sie, dass Sie diese Hinweise zur Kenntnis genommen haben und mit der Anfertigung sowie der Nutzung der genannten Aufnahmen einverstanden sind.
DATENSCHUTZHINWEIS – RECHTE DER BETROFFENEN
Jede betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) das Recht, von dem Verantwortlichen ASCS eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Darüber hinaus haben Sie das Recht, unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten sowie die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen.
Wenn Sie diese Rechte ausüben möchten, können Sie uns jederzeit unter privacy@asc-s.de kontaktieren.
Weitere Details finden Sie in unserer vollständigen Datenschutzerklärung (https://www.asc-s.de/privacy-policy), der Sie mit Ihrer Anmeldung zustimmen.